Product Information Management

Product Information Management (afgekort PIM) is een manier om efficiënt met grote hoeveelheden productdata om te gaan. Dit wordt gedaan door middel van een Product Information Management systeem, een softwarepakket dat centraal alle productdata door de complete levenscyclus, van productie tot verkoop, kan volgen. PIM helpt om te voldoen aan de nieuwe eisen voor bedrijfsvoering in een internationaal, offline en online landschap. Maar wat is het verschil met conventionele systemen?

Voorlopers van PIM

Product information managementVoorheen was de hoeveelheid data die een product genereerde vrij beperkt. Tot 1990 was logistieke en sales informatie voldoende voor een goede bedrijfsvoering. Om deze informatie in goede banen te leiden werd Enterprise Resource Planning (ERP) software gebruikt. Met ERP kon men standaard product gegevens opvragen en werd als echte transactie machine gezien, orders werden ingevoerd die als resultaat pieklisten en andere logistieke documenten gaven voor het magazijn. Naast omzetgegevens kan men verkoopprijslijsten met het systeem maken. Rond 2000 ontstond bij grote retailers de behoefte aan meer gedetailleerde informatie. Bijvoorbeeld voor het scannen van producten aan de kassa maar ook de handscanners om de juiste eenheden bij het distributiecentrum te kunnen bestellen. Wanneer een supermarkt vervolgens een bestelling plaatste bij het distributiecentrum moest dat in bepaalde eenheden (bijvoorbeeld 12 pakjes hagelslag in een doos). Op zijn beurt had het distributiecentrum meer logistieke informatie nodig want die bestelde weer bij de fabrikant op palletniveau (hoeveel dozen passen er op een pallet? Hoe groot is de pallet? Mogen er meerdere pallets op elkaar gestapeld worden? Hoe lang is het houdbaar bij binnenkomst? Wat is de minimale besteleenheid? In welke temperatuur moet het opgeslagen en vervoerd worden?) Dat was het moment dat een goed PIM-systeem al nodig was.

Verandering productinformatie

In de jaren negentig bevatten de ERP-systemen al beperkte productinformatie. Deze productinformatie was transactie gericht, dus maten en gewichten ten behoeve van pakhuizen en de logistiek. Voor sales waren er omschrijvingen, statistiekgroepen en prijsgroepen ten behoeve van de verkoop. Voor marketing was het een hele kleine moeite om informatie als artikelnummer, omschrijving, statistiekgroep te gebruiken voor oa folders en omzetlijsten. Deze folders werden dan gemaakt met een export uit ERP en verder verwerkt met behulp van DTP-programma’s.

Nu het internet steeds belangrijker wordt, is er ook een grotere vraag naar informatie over een product. Internet verplicht je om goed te kunnen zoeken en te filteren (met behulp van heldere classificaties). Rond 2010 kwamen er steeds meer webshops met correcte en rijke productinfo. De klant verwacht sindsdien steeds meer te zien: bijlagen, instructievideo’s, gebruiksaanwijzingen, 360˚ video’s, reviews etc. Correcte en uitgebreide omschrijvingen van producten halen klanten eerder over om een bestelling te plaatsen. Online winkels bieden de mogelijkheden om eenvoudiger upselling en cross-selling toe te passen waardoor de verkoopwaarde per order toeneemt. Aan de andere kant zijn supermarkten die nu online gaan ook verplicht uitgebreide informatie te geven over de voedingswaarde en mogelijke allergische reacties. Voor deze inzet van productinformatie heb je onder andere een goed PIM-systeem nodig.

Wat kun je allemaal met PIM?

Een PIM-systeem is een softwareprogramma waar je op diverse niveaus productdata kunt beheren. Zo kan men productdata volgen van het moment dat een product de fabriek verlaat tot het na verkoop verpakt wordt en het pakhuis verlaat richting de klant. Van groot belang is dat deze productdata consistent en up-to-date blijft. Een PIM-systeem dat data centraal verzamelt, zorgt er op efficiënte wijze voor dat productdata betrouwbaar is. Op deze manier kan een bedrijfsproces hoeveelheden productdata aan die voorheen onvoorstelbaar waren. Elk individueel product genereert meer data dan voorheen en kent meer onderlinge relaties. Wie besluit om een longtail-strategie te implementeren waarmee men grote aantallen producten aanbiedt, krijgt te maken met een uitzonderlijke vermenigvuldiging van data. Helemaal wanneer men zich op een internationale markt richt en productinformatie dient aan te leveren in verschillende talen en die aan verschillende wetgeving moet voldoen.

Een PIM-systeem kan bestaande systemen als een ERP koppelen en de datatoevoer stroomlijnen en automatiseren. De afname van inconsistente gegevens en foutmeldingen over de hele keten zal resulteren in een hogere efficiëntie. Daarnaast zal de tevredenheid van zowel medewerkers als klanten toenemen. Data hoeven niet meer handmatig van een systeem naar het andere te worden overgezet.

De marketingafdeling zal met een PIM-systeem een krachtig gereedschap in handen krijgen. Verkoop gaat tegenwoordig over veel kanalen en het aantal online kanalen zal in de toekomst alleen maar toenemen. Sommige productdata moeten uniform zijn terwijl de marketingafdeling andere data juist per kanaal wil kunnen variëren, bijvoorbeeld voor tijdelijke of zeer gerichte aanbiedingen.

Conclusie

De implementatie van een PIM-systeem kent vele voordelen die afhankelijk zijn van het type organisatie en de bedrijfsvoering. Aangezien de invoering van een PIM-systeem zeer ingrijpend kan zijn, is het belangrijk dat men zich goed oriënteert op de sterke punten van de verschillende systemen op de markt en kiest voor de PIM-oplossing die het beste bij de organisatie past.

Op mijn website maken ik gebruik van cookies. Dit, om de diverse functionaliteiten van de website mogelijk te maken en om inzicht te verkrijgen in het bezoekersgedrag. Ik doen dit om te bepalen hoe ik mijn website nog beter en vriendelijker voor je kan maken. Door op "Accepteer cookies" te klikken, ga je akkoord met het plaatsen van deze cookies zoals omschreven in mijn Privacy- en cookieverklaring.

Cookie settings

Below you can choose which kind of cookies you allow on this website. Click on the "Save cookie settings" button to apply your choice.

FunctionalOur website uses functional cookies. These cookies are necessary to let our website work.

AnalyticalOur website uses analytical cookies to make it possible to analyze our website and optimize for the purpose of a.o. the usability.

Social mediaOur website places social media cookies to show you 3rd party content like YouTube and FaceBook. These cookies may track your personal data.

AdvertisingOur website places advertising cookies to show you 3rd party advertisements based on your interests. These cookies may track your personal data.

OtherOur website places 3rd party cookies from other 3rd party services which aren't Analytical, Social media or Advertising.