Hoe selecteer je het juiste PIM systeem?

Product Information Management (PIM) biedt oplossingen voor een groot aantal uitdagingen. De keten van productie, levering, marketing en verkoop kent steeds vaker een internationaal karakter. Dit resulteert in een explosieve groei van productdata die efficiënt door verschillende partijen verwerkt en beheerd moet worden. Een Product Information Management systeem is software die hier een oplossing voor biedt. Maar hoe kies je voor het juiste PIM-systeem?

Valkuilen bij de keuze van een PIM-systeem

WebDe aanschaf van een PIM-systeem gaat zeker niet over een nacht ijs. PIM-systemen zijn complex en kunnen diep ingrijpen op de bedrijfsvoering. Men doet bovendien een investering voor de lange termijn. De verkeerde keuze van een systeem kan zeer negatieve gevolgen hebben, helemaal als er een grote investering is gedaan. Hoe groot is die investering? De prijzen voor een PIM-systeem lopen zeer uit een. Er bestaan vanzelfsprekend gratis open source-pakketten als Pimcore en Akeneo. Wie over een degelijke ICT-afdeling beschikt, kan dit soort pakketten inzetten en compleet finetunen naar de wensen van de organisatie. Door dit proces van personaliseren is het echter mogelijk dat software-updates soms niet meer werken waardoor men altijd zelf verbeteringen moet aandragen. Dit kan op de lange termijn een tijdrovende taak vormen met bijbehorende kosten die van te voren moeilijk zijn in te schatten. Er bestaan PIM-systemen voor kleine bedrijven die verkrijgbaar zijn vanaf ongeveer €20.000. Gerenommeerde systemen van grote spelers als IBM, Stybo systems of Hybris kunnen meer dan €500.000, tot zelfs meer dan een miljoen euro, kosten. Dit zijn bedragen die weinig ruimte laten voor een verkeerde keuze.

Zaken om in de gaten te houden

Er zijn veel PIM-systemen op de markt en deze zijn zeker niet uniform wat betreft de mogelijkheden. Men moet dus een match zien te vinden tussen de wensen van het bedrijf en de mogelijkheden van het softwaresysteem. Start met een analyse, welke bronnen zijn er en welke doelsystemen en of klanten moet ik bedienen. Wie is de eigenaar van welke groepen attributen. Welke ambities heeft je bedrijf? Ambieer je groei? Wil je internationaal gaan opereren? Ben je geïnteresseerd in de verkoop over meerdere kanalen? Dit soort vragen houden een schaalvergroting in die een grotere stroom van productdata zal opleveren. Hoe meer afhankelijk men is van het nieuwe systeem (denk aan het aantal gebruikers, nieuwe rollen en processen), hoe complexer het zal zijn. Dit vertaalt zich vrijwel onvermijdelijk naar een hoger prijskaartje.

Volg een beslissingstraject

Al deze factoren kunnen overweldigend zijn. De keuze voor een PIM-systeem vergt tijd en structuur helpt dan om overzicht te creëren. Een manier om overzicht te krijgen is door een beslissingstraject te volgen. Hier kan men een aantal zaken in verwerken:

  1. Vorm een team om de beslissing te maken. PIM-systemen zijn te complex om de keuze aan een individu over te laten. Stel een klein team samen met de belangrijkste stakeholders. Daar hoort zeker iemand van de ICT-afdeling bij en een aantal gebruikers. Het is te overwegen om een PIM Specialist te vragen om mee te doen. Uiteindelijk zal een persoon de knoop doorhakken maar op deze manier verklein je de kans op ondoordachte beslissingen waarbij een belangrijk aspect over het hoofd is gezien.
  2. Maak een wenslijst. Probeer duidelijk te krijgen wat het systeem moet kunnen. Bij voorkeur kan men hierbij aangegeven of een functie verplicht is of gewoon handig om er bij te hebben. Functies zijn belangrijk maar vergeet niet naar criteria te kijken als klanttevredenheid, gebruiksvriendelijkheid, aanpasbaarheid van het systeem, mate van support en of er een Nederlandstalige versie bestaat (maak hiervoor je eigen belangrijke criteria).
  3. Doe onderzoek naar het softwarebedrijf. Omdat de keuze voor een PIM-systeem ingrijpend en voor de lange termijn is, moet men ook kijken naar de leverancier van het systeem. Is het financieel gezond? Software bedrijven zijn gevoelig voor overname, is dit hier ook het geval. Je wilt in ieder geval voorkomen dat je bedrijf met een systeem komt te zitten waar geen support meer voor is.
  4. Probeer kosten te vergelijken. Kosten van een PIM-systeem zijn niet uniform. Een eerlijke vergelijking van de kosten kijkt naar de kosten over een lange tijdsperiode van zeker vijf jaar (niet alleen out-of-the-box maar ook de kosten van modules, implementatie en updates.)
  5. Verklein de mogelijke keuze snel tot drie a vijf systemen. De focus die dit geeft, zorgt ervoor dat men zich beter op details kan concentreren.
  6. Ga niet alleen af op verkooppraatjes. Wanneer men vraagt naar de mogelijkheden van een PIM-systeem zal de marketingafdeling waarschijnlijk vertellen dat hun systeem aan alle eisen voldoet. Laat ze dit bewijzen met een demonstratie. Alleen op deze manier kom je erachter of de onmisbare functies echt aanwezig zijn en werken zoals jij wenst.

Conclusie: zoek ervaringen

Met de bovengenoemde overwegingen zal men eenvoudiger de juiste keuze maken voor een goed passend PIM-systeem. En bedenk dat je niet het eerste bedrijf bent dat PIM wil inzetten. Dit betekent dat er al veel ervaringen zijn. Maak hier gebruik van, bijvoorbeeld door met bedrijven te praten die een van de PIM-systemen gebruikt die je overweegt aan te schaffen. Vraag daarbij naar de ervaringen met de implementatiepartner en wat er tijdens het proces goed en mis ging. Voordat je overgaat tot een definitieve keuze is het handig om te vragen of je op een klantendag van de PIM-leverancier mag langskomen. Hier hoor je over de echte issues die er spelen, de mogelijke roadmap en kun je iedereen vragen naar zijn ervaringen.

Op mijn website maken ik gebruik van cookies. Dit, om de diverse functionaliteiten van de website mogelijk te maken en om inzicht te verkrijgen in het bezoekersgedrag. Ik doen dit om te bepalen hoe ik mijn website nog beter en vriendelijker voor je kan maken. Door op "Accepteer cookies" te klikken, ga je akkoord met het plaatsen van deze cookies zoals omschreven in mijn Privacy- en cookieverklaring.

Cookie settings

Below you can choose which kind of cookies you allow on this website. Click on the "Save cookie settings" button to apply your choice.

FunctionalOur website uses functional cookies. These cookies are necessary to let our website work.

AnalyticalOur website uses analytical cookies to make it possible to analyze our website and optimize for the purpose of a.o. the usability.

Social mediaOur website places social media cookies to show you 3rd party content like YouTube and FaceBook. These cookies may track your personal data.

AdvertisingOur website places advertising cookies to show you 3rd party advertisements based on your interests. These cookies may track your personal data.

OtherOur website places 3rd party cookies from other 3rd party services which aren't Analytical, Social media or Advertising.